Wissenswert Corona-Krise: Wichtige Informationen zur Personalverrechnung

Nachstehend dürfen wir Ihnen einige wichtige Informationen zur „Corona-Krise“ im Bereich der Personalverrechnung geben.

1. NEU: Vom AMS geförderte „Corona“-Kurzarbeit

Kurzarbeit ist die vorübergehende Herabsetzung der Normalarbeitszeit und in der Folge des Arbeitsentgelts wegen wirtschaftlicher Schwierigkeiten. Durch Kurzarbeit sollen die Arbeitskosten temporär reduziert und gleichzeitig die Beschäftigten gehalten werden. 

Die wesentlichen Eckpunkte der Corona-Kurzarbeit sehen zusammengefasst wie folgt aus:

  • Die Arbeitszeit muss im Kurzarbeitszeitraum im Durchschnitt 10% bis 90% der gesetzlich oder kollektivvertraglich festgelegten oder – bei Teilzeitbeschäftigten – der vereinbarten Normalarbeitszeit betragen. Sie kann temporär aber auch 0% sein.

Beispiel für eine Kurzarbeitsdauer von 6 Wochen: 5 Wochen 0% und 1 Woche 60%.

  • Corona-Kurzarbeit kann für maximal 3 Monate abgeschlossen werden. Bei Bedarf ist eine Verlängerung um weitere 3 Monate möglich.
    Die Arbeitnehmer erhalten im Rahmen der Kurzarbeit eine ungefähre Nettoentgeltgarantie:

o   Bis zu € 1.700,00 Bruttoentgelt beträgt das Entgelt 90% des bisherigen Nettoentgelts.
o   Bis zu € 2.685,00 Bruttoentgelt beträgt das Entgelt 85% des bisherigen Nettoentgelts.
o   Ab € 2.686,00 Bruttoentgelt beträgt das Entgelt 80% des bisherigen Nettoentgelts.
o   Lehrlinge  erhalten weiterhin 100% ihrer bisherigen Lehrlingsentschädigung (Lehrlingsentgelt).

  • Der Arbeitnehmer erhält während der Kurzarbeit sein Arbeitsentgelt aliquot für die tatsächlich geleistete (reduzierte) Arbeit. Darüber hinaus bezahlt der Arbeitgeber eine Kurzarbeitsunterstützung an den Arbeitnehmer, sodass der Arbeitnehmer insgesamt auf ca. 80-90% des letzten Nettoentgelts kommt (siehe vorstehend).
  • Dem Arbeitgeber wird seitens des AMS für die ausgefallene Zeit eine Kurzarbeitsbeihilfe gewährt (siehe weiter unten).
  • Während der gesamten Corona-Kurzarbeit und einen Monat darüber hinaus ist der Beschäftigtenstand aufrechtzuerhalten. Es sind somit grundsätzlich keine Kündigungen seitens des Arbeitgebers möglich. Bei einvernehmlichen Auflösungen ist der Beschäftigtenstand wieder aufzufüllen.

Seit Donnerstag, den 19.3. liegen nunmehr folgende neue Dokumente für die Einführung von Corona-Kurzarbeit vor:

  • AMS-Antrag für „COVID-19-Kurzarbeitsbeihilfe“,
  • Bundesrichtlinie des AMS zur Gewährung von Kurzarbeitsbeihilfe,
  • Sozialpartnervereinbarung, welche gleichzeitig auch als Betriebsvereinbarung bzw. Einzelvereinbarung über die Einführung von Kurzarbeit dient und von Arbeitgeber und Betriebsrat bzw.
  • allen Arbeitnehmern zu unterzeichnen ist und dem AMS-Antrag beizulegen oder nachzureichen ist.

Bitte verwenden Sie bei der Beantragung von Kurzarbeit ausschließlich diese neuen Dokumente! Eine Beantragung kann rückwirkend ab 1.3.2020 erfolgen.

Inhaltlich ist es im Vergleich zur ursprünglich angekündigten Ausgestaltung der Corona-Kurzarbeit noch zu einigen wichtigen Änderungen bzw. Klarstellungen gekommen:

  • Mitglieder des geschäftsführenden Organs sind förderbar, wenn sie ASVG-versichert sind.
  • Geringfügig Beschäftigte sind im Rahmen der Kurzarbeitsbeihilfe nicht förderbar.
  • Lehrlinge sind förderbar, wenn sie von der Sozialpartnervereinbarung umschlossen sind.
  • Alturlaubsansprüche (aus vergangenen Urlaubsjahren) sowie Zeitguthaben sind tunlichst abzubauen. Ausnahmen bestehen für Langzeitguthaben. Alturlaube und Zeitguthaben können auch während des Kurzarbeitszeitraumes abgebaut werden, diese Zeiten stellen aber keine mit dem AMS verrechenbaren Ausfallszeiten dar (keine Beihilfe).
       Achtung: Urlaubsentgelt und Krankenentgelt bemessen sich vom Entgelt vor Kurzarbeit!
  • Sonderzahlungen sind auf Basis des Entgelts vor Kurzarbeit zu gewähren.
  • In der Vereinbarung ist festzulegen, ob das gesamte Unternehmen, einzelne Betriebe oder nur organisatorisch abgrenzbare Teile (z.B. einzelne Betriebsstandorte oder einzelne Kollektivvertragsbereiche) von der Kurzarbeit erfasst sein sollen, was für die Feststellung des Beschäftigtenstandes von Bedeutung ist.
  • Die Herabsetzung der Arbeitszeit kann für verschiedene Gruppen von Arbeitnehmern unterschiedlich festgesetzt werden (und muss insgesamt und auf jeden Arbeitnehmer bezogen zwischen 10% und 90% liegen). Beachten Sie, dass grundsätzlich für alle Mitarbeiter Ausmaß und Lage der Normalarbeitszeit im Vorhinein festgelegt werden muss! Bestehende Gleitzeitvereinbarungen sind anzupassen.
  • Es besteht die Verpflichtung, Arbeitszeitaufzeichnungen (Arbeitsbeginn, -ende, -unterbrechungen) für alle von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter zu führen und auf Verlangen dem AMS vorzulegen. Dies gilt auch für geförderte Personen, die ansonsten keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen (zB förderbare Geschäftsführer).
  • Die Ausfallsstunden sind individuell für jeden Mitarbeiter monatlich mit dem AMS zu verrechnen. Urlaube, Zeitausgleiche, Krankenstände und ähnliche Abwesenheitszeiten mit Entgeltfortzahlungsanspruch sind nicht förderbar.
  • Die Abrechnungen erfolgen bis 28. des Folgemonats ausschließlich über eAMS.

Wichtiger Hinweis zum Arbeitszeitausfall:

Die im Kurzarbeitsbegehren angegebene Anzahl von Arbeitsausfallstunden kann im Zuge der Durchführung der Kurzarbeit unterschritten werden (z.B. aufgrund einer verbesserten Auftragslage). Diese zusätzlichen Arbeitsstunden (reduzierten Ausfallsstunden) werden in weiterer Folge nicht mit dem AMS abgerechnet, sodass es zu keiner Förderung der zusätzlich geleisteten Stunden kommt. Im umgekehrten Fall der Überschreitung  der Ausfallsstunden gebührt jedoch keine höhere Beihilfe, sofern nicht ein Kurzarbeitsbegehren um Änderung einer laufenden Kurzarbeitsbeihilfe eingebracht und genehmigt wird.

>  Wir empfehlen daher im Rahmen der Beantragung tendenziell zunächst von mehr Ausfallstunden auszugehen!

Kurzarbeitsbeihilfe des AMS für Arbeitgeber:

Das AMS ersetzt dem Arbeitgeber  gemäß den festgelegten Pauschalsätzen die Kosten für die Ausfallstunden als sogenannte Kurzarbeitsbeihilfe. Neben dem Bruttoentgelt für die ausgefallenen Stunden sind in den Pauschalsätzen die anteiligen Beiträge zur Sozialversicherung (bezogen auf das Entgelt vor Einführung der Kurzarbeit), die sonstigen lohnbezogenen Dienstgeberabgaben (DB, DZ, Kommunalsteuer) sowie die anteiligen Sonderzahlungen (durch pauschale Erhöhung des Satzes um ein Sechstel) enthalten. Unseren Berechnungen zufolge werden DB, DZ und Kommunalsteuer sogar überproportional (berechnet vom Entgelt vor Kurzarbeit) ersetzt. Für Einkommensanteile über € 5.370,- gebührt keine Beihilfe.

Die Pauschalsatztabellen und alle weiteren wichtigen Unterlagen finden Sie unter https://www.ams.at/unternehmen/personalsicherung-und-fruehwarnsystem/kurzarbeit/downloads-kurzarbeit.

Berechnungsbeispiele zu den Kostenersparnissen für Arbeitgeber finden Sie auch auf der Homepage der Wirtschaftskammer unter https://www.wko.at/service/vorteile-corona-kurzarbeit-unternehmen.html.

Wollen Sie Kurzarbeit einführen, sind folgende Umsetzungsschritte vorgesehen:

  • 1. Schritt: Umgehende Verständigung des AMS über bestehende Beschäftigungsschwierigkeiten (kann auch telefonisch oder per Email erfolgen).
  • 2. Schritt: Gespräche mit Betriebsrat, wenn vorhanden.
  • 3. Schritt: Abschluss einer Betriebsvereinbarung bzw Einzelvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat bzw. sämtlichen betroffenen Arbeitnehmern noch ohne Unterschrift der Sozialpartner sowie Ausfüllen des AMS-Antragsformulars.
    Die Vereinbarung gilt in weiterer Folge gleichzeitig als Sozialpartnervereinbarung (Wirtschaftskammer und Gewerkschaft). Die Sozialpartner haben zugesagt, diese innerhalb von 48 Stunden ab Abschluss der Gespräche auf betrieblicher Ebene zu ermöglichen.
  • 4. Schritt: Einbringung des Antrages beim zuständigen AMS.

Alternativen zur Kurzarbeit könnten z. B. sein:

  • (Einvernehmliche) Vereinbarung zum Verbrauch von Zeitguthaben und/oder offenen Urlauben.
  • Einvernehmliche Auflösung des Dienstverhältnisses mit Wiedereinstellungszusage/-vereinbarung.

Bei der Auflösung einer größeren Anzahl an Dienstverhältnissen ist das „Frühwarnsystem“ zu beachten (Meldungen an das AMS vor Beendigung der Dienstverhältnisse)!

 

2. NEU: Sonderfreistellung zur Kinderbetreuung mit Entschädigung durch den Bund

Aktuell besteht die Situation, dass Kindergärten und Schulen eine Betreuung der Kinder weiterhin anbieten. Aus diesem Grund besteht aktuell grundsätzlich kein Anspruch von Arbeitnehmern auf Dienstfreistellung zur Betreuung ihrer Kinder (§ 8 Abs. 3 AngG bzw. § 1154b ABGB). Auch eine Pflegefreistellung nach § 16 Urlaubsgesetz kommt im Regelfall nicht in Betracht.

Sofern kein Anspruch auf Dienstfreistellung zur Kinderbetreuung nach den oben angeführten Rechtsgrundlagen besteht, können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern jedoch nunmehr eine Sonderbetreuungszeit im Ausmaß von bis zu drei Wochen für die Betreuung von Kindern bis zum vollendeten 14. Lebensjahr, für die eine Betreuungspflicht besteht, gewähren.

Es besteht diesbezüglich kein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers. Die Entscheidung über die Gewährung und das Ausmaß der Freistellung liegt beim Arbeitgeber.

Die Gewährung kann unseres Erachtens nicht nur in Wochenblöcken, sondern auch in der Form einzelner Arbeitstage gewährt werden.

Diese Möglichkeit besteht nicht für Arbeitnehmer, die in einem versorgungskritischen Bereich (Lebensmittelhandel, Apotheken, Verkehr, öffentliche Sicherheit etc.) tätig sind.

Arbeitgeber haben Anspruch auf Vergütung von einem Drittel des in der Sonderbetreuungszeit an die Arbeitnehmer gezahlten Entgelts durch den Bund. Der Anspruch auf Vergütung ist mit der monatlichen ASVG-Höchstbeitragsgrundlage (derzeit: € 5.370,00) gedeckelt und binnen sechs Wochen vom Tage der Aufhebung der behördlichen Maßnahmen beim zuständigen Finanzamt geltend zu machen.

Davon zu unterscheiden ist die Situation, dass das Kind erkrankt ist. In diesem Fall besteht – wie bereits bisher – ein Freistellungsanspruch mit Entgeltfortzahlungsverpflichtung des Arbeitgebers.

 

3. „Home Office“

Arbeitnehmer haben keinen Rechtsanspruch auf „Home Office“. Umgekehrt wird es in vielen Fällen möglich sein, seitens des Arbeitgebers das Arbeiten von zuhause aus anzuordnen. Eine Prüfung im Einzelfall anhand der bestehenden Dienstverträge ist jedoch anzuraten.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Prüfung der Möglichkeiten des Arbeitens von zuhause aus und informieren Sie über alles, was Sie dabei beachten sollten!

 

4. Entgeltfortzahlung bei Betriebsschließungen

Mit Verordnung vom 15.3.2020 (BGBl II 96/2020) wurden Betretungsverbote für Kundenbereiche von Betriebsstätten des Handels und von Dienstleistungsunternehmen sowie von Freizeit- und Sportbetrieben verhängt. Ausnahmen bestehen z.B. für Lebensmittelhandel, Apotheken, Gesundheits- und Pflegedienstleistungen etc. (die genaue Auflistung der Ausnahmen finden Sie unter https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/BgblAuth/BGBLA_2020_II_96/BGBLA_2020_II_96.html).

Diese Betretungsverbote gelten jedoch nicht für Arbeitnehmer, sodass diese – sofern sie arbeitsfähig und arbeitswillig sind – nach derzeit herrschender Auffassung auch Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung haben. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber aufgrund der Betretungsverbote aktuell keine Verwendung für die Arbeitnehmer hat.

Davon zu unterscheiden sind Betriebsschließungen, die auf Basis des Epidemiegesetzes erfolgen. Hier kann das generelle Betreten der Betriebsstätte (auch für Arbeitnehmer) verboten werden. In diesem Fall bestehen Entgeltfortzahlungsverpflichtungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer und – nach derzeitigem Stand – unseres Erachtens auch Ersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Bund.

 

5. Mitarbeiter in Quarantäne

Sind Arbeitnehmer aufgrund einer behördlich angeordneten Quarantäne an der Leistung ihrer Dienste verhindert, haben diese Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Nach den Bestimmungen des Epidemiegesetzes hat der Arbeitgeber das Entgelt in diesem Fall an den Arbeitnehmer auszuzahlen und erhält dieses im Gegenzug durch den Bund ersetzt.

 

6. Erkrankte Mitarbeiter

Erkranken Arbeitnehmer an COVID-19 („Corona“-Virus), dürfen diese jedenfalls nicht weiterbeschäftigt werden und sind seitens der Bezirksverwaltungsbehörde unter Quarantäne zu stellen. Dem Mitarbeiter steht eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber zu.

Für Unterstützung bei der Umsetzung der genannten Maßnahmen und Rückfragen steht das Team von Rabel & Partner rund um Irina Prinz gerne zur Verfügung!

 

März 2020