Unternehmer, die umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen ausführen, haben die UID-Nummern der Empfänger der Lieferungen aufzuzeichnen und binnen Monatsfrist (= kürzer als die jeweilige UVA-Frist!) eine Zusammenfassende Meldung (ZM) abzugeben. Der EuGH hat diese Aufzeichnungen in seiner Rechtsprechung in der Vergangenheit lediglich als Formalerfordernisse beurteilt – mit folgender Konsequenz: Lagen die materiell-rechtlichen Voraussetzungen für die Steuerfreiheit (Warenbewegung in einen anderen EU-Mitgliedstaat, Steuerbarkeit der Lieferung im Land des Erwerbers) nachweislich vor, durfte die Finanzbehörde die Steuerfreiheit nicht versagen, selbst wenn eine gültige Empfänger-UID fehlte oder die Eintragungen in der ZM mangelhaft waren.
Aufgrund einer Änderung der EU-Richtlinie, in Österreich umgesetzt mit dem Steuerreformgesetz 2020, werden mit Wirkung ab 1.1.2020 die Empfänger-UID sowie ZM zu (zusätzlichen) materiell-rechtlichen Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von innergemeinschaftlichen Lieferungen. Dies bedeutet folgendes:
Ab sofort ist daher verstärktes Augenmerk auf die Aufzeichnung der Empfänger-UID und die zeitgerechte und korrekte Führung der ZM zu legen. An Abnehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten, die keine gültige UID-Nummer bekannt gegeben haben, soll ausnahmslos umsatzsteuerpflichtig fakturiert werden. Die nachträgliche Entdeckung von Fehlern erfolgt typischerweise im Zuge von Betriebsprüfungen Jahre nach dem jeweiligen Umsatz und eine nachträgliche Sanierung, wie oben beschrieben, ist zu diesem Zeitpunkt in der Regel kaum noch möglich.
Februar 2020