Homeoffice-Tage, Pendlerpauschale und Arbeitsrecht im Homeoffice
Wir informieren über die steuerlichen Begünstigungen für Arbeiten im Homeoffice.
Kompakte Übersicht der Neuerungen
In unserem Newsletter „Homeoffice – Aktuelles aus dem Nationalrat“ vom 02.03.2021 haben wir Sie bereits ausführlich über die steuerlichen Begünstigungen für Arbeiten im Homeoffice informiert. Der steuerliche Teil des Gesetzespakets tritt rückwirkend mit 01.01.2021 in Kraft und sieht insbesondere eine Pflicht der Unternehmen vor, bezüglich aller Arbeitnehmer*innen, die – sei es regelmäßig oder auch nur tageweise – von zu Hause arbeiten („Homeoffice“), die Anzahl der Homeoffice-Tage am Lohnkonto und am steuerlichen Jahreslohnzettel (L16) zu erfassen. Es erfolgte bereits eine entsprechende Anpassung der Lohnkontenverordnung. Die Möglichkeit, ein steuerfreies Pendlerpauschale auch für Tage im Homeoffice zu berücksichtigen, läuft aus heutiger Sicht mit 30.6.2021 aus. Für Zeiträume danach schließen Homeoffice-Tage und „Pendeltage“ einander grundsätzlich aus. Weiters wurde mittlerweile auch der arbeitsrechtliche Teil des Homeoffice-Pakets beschlossen.
1. Erfassung der Homeoffice-Tage
Rückwirkend ab 01.01.2021 muss der Arbeitgeber verpflichtend die Anzahl der (ausschließlichen) Homeoffice-Tage seiner Mitarbeiter in der Lohnverrechnung (am Lohnkonto) erfassen.
Falls bisher noch keine Aufzeichnungen über die Homeoffice-Tage geführt wurden, ist es zulässig, diese im 1. Halbjahr 2021 (01.01. – 30.06.2021) nach Erfahrungswerten zu schätzen. Ab 01.07.2021 sollten die Homeoffice-Tage zeitnah mitgeführt werden. Als Homeoffice-Tage sind generell nur jene Tage zu zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird (nicht also „Mischtage“, an denen teils Homeoffice und teils Arbeitsleistungen im Betrieb, Außendienst oder Dienstreisen erfolgen).
Um eine korrekte Erfüllung der Pflicht zur Angabe der Anzahl der Homeoffice-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) gewährleisten zu können, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
- Datumsmäßige Erfassung der tatsächlichen Homeoffice-Tage in Ihren betrieblichen Aufzeichnungen (z.B. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen), um für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet zu sein; diese Homeoffice-Aufzeichnungen sollten idealerweise ab 01.04.2021, spätestens aber ab 01.07.2021 zeitnah und sorgfältig geführt werden.
- Einholung der Anzahl der Homeoffice-Tage pro Arbeitnehmer*in für die Monate Jänner, Februar und März 2021 und Bekanntgabe an interne oder gegebenenfalls externe Lohnverrechnung (falls die Homeoffice-Tage nicht aufgezeichnet wurden, kann die Anzahl geschätzt werden),
- Ab April 2021 Weitergabe der Anzahl an Homeoffice-Tagen pro Arbeitnehmer*in laut Aufzeichnungen für jeden Kalendermonat an interne oder externe Lohnverrechnung (falls die Homeoffice-Tage für April, Mai, Juni 2021 noch nicht aufgezeichnet werden, bitte die Anzahl schätzen).
Beachten Sie bitte, dass die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage unabhängig davon besteht, ob Sie von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale (bis zu EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr) Gebrauch machen oder nicht. Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmer*innen zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.
Die Softwarehersteller arbeiten derzeit daran, entsprechende „Felder“ im Lohnverrechnungsprogramm zu erstellen, die zu befüllen sind und dann auch auf dem Jahreslohnzettel (L16) aufscheinen. Nichtsdestotrotz empfiehlt sich bereits jetzt eine Erhebung der Homeoffice-Tage wie oben dargestellt.
2. Pendlerpauschale
Bis 30.06.2021 ist aufgrund einer Sonderbestimmung sichergestellt, dass die steuerfreie Pendlerpauschale auch für Homeoffice-Tage zusteht. Ab 01.07.2021 kann ein Tag nur entweder ein Homeoffice-Tag, ein „Pendeltag“ oder ein „Nichtarbeitstag“ sein.
Für den Anspruch auf Pendlerpauschale und Pendlereuro kommt es wie bisher einzig und allein auf die Anzahl der tatsächlichen Pendeltage im Kalendermonat an. Pendeltage sind „normale“ Büroarbeitstage, Außendiensttage, Urlaubs- und Krankenstandstage (außer ganzjähriger Krankenstand). Homeoffice-Tage (= tatsächliche, ausschließliche Arbeit im Homeoffice) und „Nichtarbeitstage“ (= Tage, an denen laut vereinbarter Arbeitszeiteinteilung nicht gearbeitet wird), sind hingegen keine Pendeltage. Gibt es im Monat mehr als 10 Pendeltage, steht das volle Pendlerpauschale zu. Gibt es zwischen 8 und 10 Tagen Pendeltage, besteht Anspruch auf zwei Drittel des vollen Pendlerpauschales, zwischen 4 und 7 Pendeltagen ist es ein Drittel.
Wird an pendelnde Mitarbeiter ein Homeoffice-Pauschale ausgezahlt, können Pendlerpauschale und Homeoffice-Pauschale auch nebeneinander bestehen, sofern ausreichend Pendeltage vorliegen.
Beispiel für eine Vollzeitkraft: 20 Arbeitstage im Kalendermonat, davon 11 Pendeltage und 9 Homeoffice-Tage. Es steht für diesen Kalendermonat das volle Pendlerpauschale zu. Daneben steht ein Homeoffice-Pauschale für 9 Tage zu.
Beispiel für eine Teilzeitkraft: 8 Arbeitstage im Kalendermonat, davon 6 Pendeltage und 2 Homeoffice-Tage. Es steht für diesen Kalendermonat ein Drittel des vollen Pendlerpauschales zu. Daneben steht ein Homeoffice-Pauschale für 2 Tage zu.
Erfolgt im Lohnverrechnungsprogramm seitens der Softwarehäuser hier keine automatische unterjährige Aufrollung des Pendlerpauschales je nach der Anzahl der verpflichtend eingetragenen Homeoffice-Tage, ist der Anspruch auf die Pendlerpauschale ab 01.07.2021 aus unserer Sicht im Zuge der Lohnverrechnung bis spätestens 15.02.2022 manuell zu prüfen und gegebenenfalls aufzurollen.
3. Arbeitsrechtliches Homeoffice-Gesetzespaket
Arbeitsrechtlich liegt Arbeit im Homeoffice dann vor, wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt. Homeoffice-Arbeit umfasst somit die regelmäßige Erbringung von Arbeitsleistungen in der Privatwohnung des Arbeitnehmers (Haupt- oder Nebenwohnsitz) oder einer Wohnung eines nahen Angehörigen (z.B. Lebensgefährten). Homeoffice muss jedenfalls einzelvertraglich zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart werden. Eine Betriebsvereinbarung kann nur Rahmenbedingungen festlegen. Beachten Sie bitte auch, dass einige Kollektivverträge bereits Bestimmungen für Homeoffice (Telearbeit) enthalten. Wir empfehlen daher, mit jedem Mitarbeiter eine schriftliche Vereinbarung mit gewissen Mindestinhalten abzuschließen. Gerne können wir Ihnen bei Bedarf Mustervorlagen zur Verfügung stellen, nehmen Sie mit unserer Lohnverrechnungsabteilung Kontakt auf!
Im Homeoffice gelten zusammengefasst folgende arbeitsrechtliche und sonstige Bestimmungen:
- Arbeitszeitaufzeichnungen müssen auch im Homeoffice geführt werden. Es genügen hier Saldenaufzeichnungen (anstelle der minutengenauen Aufzeichnung), wenn der Arbeitnehmer überwiegend im Homeoffice tätig ist.
- Grundsätzlich gilt die bisherige Arbeitszeiteinteilung, außer diese wird neu vereinbart.
- Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer die „erforderlichen digitalen Arbeitsmittel“ zur Verfügung zu stellen oder bei Zurverfügungstellung durch den Arbeitnehmer eine angemessene (Pauschal)Abgeltung zu leisten, deren Höhe im Einzelfall festzulegen ist (z.B. in Höhe der Homeoffice-Pauschale).
- Das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG) gelten vollinhaltlich. Es gelten daher die Höchstarbeitszeitgrenzen und Ruhepausen gemäß AZG ebenso wie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten gemäß ARG.
- Im Geltungsbereich des Arbeitnehmerschutzgesetzes (AschG) kam es zu keiner gesetzlichen Änderung. Der Arbeitsplatz in der Wohnung des Arbeitnehmers ist nicht nach den Maßstäben eines Büroarbeitsplatzes zu prüfen.
- Gemäß einer Änderung des Arbeitsinspektionsgesetzes (AIG) hat das Arbeitsinspektorat kein Betretungsrecht für die privaten Räume der Arbeitnehmer.
- Unfälle im Homeoffice im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der Beschäftigung zählen als Arbeitsunfälle (nunmehr Dauerrecht).
- Im Homeoffice gelten die gleichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen wie im Büro (insbesondere DSGVO und Datenschutzgesetz).
- Beschädigt der Dienstnehmer (oder z.B. dessen Partner, Kinder oder Haustiere) durch schuldhaftes Verhalten Betriebsmittel des Dienstgebers, haftet er nach den Grundsätzen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (DHG). Seit 01.04.2021 gibt es in gewissen Bereichen Haftungsmilderungsgründe.
Für Fragen im Zusammenhang mit der Personalverrechnung steht Ihnen unsere Expertin Birgit Leinfellner gerne zur Verfügung.
15. April 2021
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