Homeoffice-Tage, Pendlerpauschale und Arbeitsrecht im Homeoffice

Wir informieren über die steuerlichen Begünstigungen für Arbeiten im Homeoffice.

Kompakte Übersicht der Neuerungen

Im gegenständlichen Beitrag sollen die derzeit geltenden Regelungen im Zusammenhang mit Homeoffice und Pendlerpauschale zusammengefasst dargestellt werden.

Seit dem Jahr 2021 besteht für Arbeitgeber:innen die Verpflichtung, die Homeoffice-Tage ihrer regelmäßig oder unregelmäßig im Homeoffice arbeitenden Arbeitnehmer:innen am Lohnkonto und auf dem Lohnzettel (L16) auszuweisen. Für Arbeitnehmer:innen, die pendeln bedeutet dies, dass Homeoffice-Tage und „Pendeltage“ einander grundsätzlich ausschließen. Für einen ausschließlichen Homeoffice-Tag steht daher kein Pendlerpauschale zu. Nach wie vor besteht für Arbeitgeber auch die Möglichkeit, ein steuerfreies Homeoffice-Pauschale an ihre Arbeitnehmer:innen als Abgeltung für Mehraufwendungen im Homeoffice auszuzahlen.

 

1.         Homeoffice-Tage & Homeoffice-Pauschale

Die Homeoffice-Tage müssen zeitnah mitgeführt werden. Als Homeoffice-Tage sind generell nur jene Tage zu zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird (nicht also „Mischtage“, an denen teils Homeoffice und teils Arbeitsleistungen im Betrieb, Außendienst oder Dienstreisen erfolgen).

Um eine korrekte Erfüllung der Pflicht zur Angabe der Anzahl der Homeoffice-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) gewährleisten zu können, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Datumsmäßige Erfassung der tatsächlichen Homeoffice-Tage in Ihren betrieblichen Aufzeichnungen (z.B. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen), um für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet zu sein; diese Homeoffice-Aufzeichnungen sind zeitnah und sorgfältig zu führen.
  • Weitergabe der Anzahl an Homeoffice-Tagen pro Arbeitnehmer*in laut Aufzeichnungen für jeden Kalendermonat an interne oder externe Lohnverrechnung.
  • Erfassung der Homeoffice-Tage in der Lohnverrechnung (Lohnkonto und 16).

Beachten Sie bitte, dass die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage unabhängig davon besteht, ob Sie als Arbeitgeber von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale zur Abgeltung von Mehraufwendungen für digitale Arbeitsmittel (bis zu EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr, dh maximal EUR 300,00 pro Kalenderjahr) an Ihre Mitarbeiter*innen Gebrauch machen oder nicht. Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmer*innen zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann. Darüber hinaus wirken sich vom Arbeitgeber gemeldete Homeoffice-Tage bis zu den oben angeführten Grenzen auch als Werbungskosten steuermindernd in der Arbeitnehmerveranlagung aus, soweit der Arbeitgeber keine Homeoffice-Pauschale bezahlt.

 

2. Pendlerpauschale

Ein Tag kann nur entweder ein Homeoffice-Tag, ein „Pendeltag“ oder ein „Nichtarbeitstag“ sein.

Für den Anspruch auf Pendlerpauschale und Pendlereuro kommt es wie bisher einzig und allein auf die Anzahl der tatsächlichen Pendeltage im Kalendermonat an. Pendeltage sind „normale“ Büroarbeitstage, Außendiensttage, Urlaubs- und Krankenstandstage (außer ganzjähriger Krankenstand). Homeoffice-Tage (= tatsächliche, ausschließliche Arbeit im Homeoffice) und „Nichtarbeitstage“
(= Tage, an denen laut vereinbarter Arbeitszeiteinteilung nicht gearbeitet wird), sind hingegen keine Pendeltage. Gibt es im Monat mehr als 10 Pendeltage, steht das volle Pendlerpauschale zu. Gibt es zwischen 8 und 10 Tagen Pendeltage, besteht Anspruch auf zwei Drittel des vollen Pendlerpauschales, zwischen 4 und 7 Pendeltagen ist es ein Drittel.

Wird an pendelnde Mitarbeiter ein Homeoffice-Pauschale ausgezahlt, können Pendlerpauschale und Homeoffice-Pauschale auch nebeneinander bestehen, sofern ausreichend Pendeltage vorliegen.

Beispiel für eine Vollzeitkraft: 20 Arbeitstage im Kalendermonat, davon 11 Pendeltage und 9 Homeoffice-Tage. Es steht für diesen Kalendermonat das volle Pendlerpauschale zu. Daneben steht ein Homeoffice-Pauschale für 9 Tage zu.

Beispiel für eine Teilzeitkraft: 8 Arbeitstage im Kalendermonat, davon 6 Pendeltage und 2 Homeoffice-Tage. Es steht für diesen Kalendermonat ein Drittel des vollen Pendlerpauschales zu. Daneben steht ein Homeoffice-Pauschale für 2 Tage zu.

Erfolgt im Lohnverrechnungsprogramm keine automatische unterjährige Aufrollung des Pendlerpauschales je nach der Anzahl der verpflichtend einzutragenden Homeoffice-Tage, ist der Anspruch auf die Pendlerpauschale im Zuge der Lohnverrechnung bis spätestens 15.02. des Folgejahres manuell zu prüfen und gegebenenfalls aufzurollen.

 

3. Homeoffice und arbeitsrechtliche Grundlagen

Arbeitsrechtlich liegt Arbeit im Homeoffice dann vor, wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt. Homeoffice-Arbeit umfasst somit die regelmäßige Erbringung von Arbeitsleistungen in der Privatwohnung des Arbeitnehmers (Haupt- oder Nebenwohnsitz) oder einer Wohnung eines nahen Angehörigen (z.B. Lebensgefährten). Homeoffice muss jedenfalls einzelvertraglich zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart werden. Eine Betriebsvereinbarung kann nur Rahmenbedingungen festlegen. Beachten Sie bitte auch, dass einige Kollektivverträge bereits Bestimmungen für Homeoffice (Telearbeit) enthalten. Wir empfehlen daher, mit jedem Mitarbeiter eine schriftliche Vereinbarung mit gewissen Mindestinhalten abzuschließen. Gerne kann unsere Lohnverrechnungsabteilung bei Bedarf Mustervorlagen zur Verfügung stellen.

Im Homeoffice gelten zusammengefasst folgende arbeitsrechtliche und sonstige Bestimmungen:

  • Zur Festlegung der Rahmenbedingungen für Arbeit im Homeoffice kann eine (freiwillig) Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden (ArbVG). Andernfalls sind Einzelvereinbarungen mit jedem Arbeitnehmer abzuschließen.
  • Das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG) gelten vollinhaltlich. Es gelten daher die Höchstarbeitszeitgrenzen und Ruhepausen gemäß AZG ebenso wie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten gemäß ARG.
  • Arbeitszeitaufzeichnungen müssen auch im Homeoffice geführt werden. Es genügen hier Saldenaufzeichnungen (anstelle der minutengenauen Aufzeichnung), wenn der Arbeitnehmer überwiegend im Homeoffice tätig ist.
  • Grundsätzlich gilt die bisherige Arbeitszeiteinteilung, außer diese wird neu vereinbart.
  • Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer die „erforderlichen digitalen Arbeitsmittel“ zur Verfügung zu stellen oder bei Zurverfügungstellung durch den Arbeitnehmer eine angemessene (Pauschal)Abgeltung zu leisten, deren Höhe im Einzelfall festzulegen ist (zB in Höhe der Homeoffice-Pauschale). Arbeitet der Arbeitnehmer ständig im Homeoffice, so ist ein vom Erstgericht (nach 237 ZPO) ermittelter Aufwandersatz von monatlich EUR 135 netto (unter Berücksichtigung von Kosten für Miete, Strom Wasser, Heizung etc.) als angemessen anzusehen (OLG Wien 26.1.2023, 8 R a 47/22y, ARD 6852/8/2023).
  • Im Geltungsbereich des Arbeitnehmerschutzgesetzes (AschG) kam es nach wie vor zu keiner gesetzlichen Änderung. Der Arbeitsplatz in der Wohnung des Arbeitnehmers ist nicht nach den Maßstäben eines Büroarbeitsplatzes zu prüfen.
  • Das Arbeitsinspektorat hat laut Arbeitsinspektionsgesetz (AIG) kein Betretungsrecht der privaten Räume der Arbeitnehmer.
  • Unfälle im Homeoffice im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der Beschäftigung zählen als Arbeitsunfälle (Dauerrecht).
  • Im Homeoffice gelten die gleichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen wie im Büro (insbesondere DSGVO und Datenschutzgesetz).

Beschädigt der Dienstnehmer (oder z.B. dessen Partner, Kinder oder Haustiere) durch schuldhaftes Verhalten Betriebsmittel des Dienstgebers, haftet er nach den Grundsätzen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (DHG). In gewissen Bereichen gibt es Haftungsmilderungsgründe.

 

4. Fragen aus der Beratungspraxis

Wie ist in Bezug auf das Pendlerpauschale vorzugehen, wenn ein Dienstnehmer zwei Dienstverhältnisse hat?

Zusammentreffen von mehreren vollen Pendler­pauschalen: Besteht bereits Anspruch auf ein volles Pendler­pauschale und werden bei einem weiteren Dienst­verhältnis zusätzliche Wegstrecken für die Fahrten von der Wohnung zur weiteren Arbeitsstätte zurückgelegt, ist diese zusätzliche Wegstrecke im Rahmen der Veranlagung für das Ausmaß des Pendler­pauschales (bis 20 km, zwischen 20 und 40 km, zwischen 40 und 60 km, über 60 km etc) zu berücksichtigen (es sind daher beide Wegstrecken zu addieren). Wurde im Rahmen der Lohnver­rechnung bei beiden Dienst­verhältnissen jeweils ein volles Pendler­pauschale berücksichtigt, erfolgt im Wege der Veranlagung dementsprechend eine Kürzung auf eine Pendler­pauschale (es kommt zu einer Steuernachzahlung). Für die Frage, ob die Benützung des Massenverkehrsmittels zumutbar ist, sind jene Verhältnisse maßgebend, die der Pauschale mit der längeren Wegstrecke zugrunde liegen.

Begrenzung von mehreren aliquoten Pendler­pauschalen: werden bei mehreren Dienst­verhältnissen im Kalendermonat jeweils aliquote Pendler­pauschale von den Arbeitgebern berücksichtigt, so sind diese im Wege der Veranlagung auf das Ausmaß eines vollen Pendler­pauschales für die längere Wegstrecke zu begrenzen.

Der Arbeitgeber bezahlt das Klimaticket, kann trotzdem die Pendlerpauschale bezogen werden?

Bei der Zurverfügung­stellung eines Klimatickets („Öffi“-Ticket) durch den Arbeitgeber bzw. bei der (teilweisen) Übernahme der Kosten für ein solches vermindert sich seit dem Kalenderjahr 2023 die Pendler­pauschale um die vom Arbeitgeber getragenen Kosten. Die Zuwendungen sind verhältnismäßig auf den gesamten Zeitraum der Gültigkeit des „Öffi“-Tickets zu verteilen. Der Anspruch auf den Pendlereuro bleibt von dieser Kürzung unberührt.

Es wird ein Firmenwagen (Sachbezug) zur Verfügung gestellt, kann trotzdem die Pendlerpauschale angesetzt werden?

Wird der Arbeitnehmerin/dem Arbeitnehmer ein firmeneigenes (arbeitgebereigenes) Kraftfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt (für diese Privatfahrten ist grundsätzlich in der Lohnverrechnung ein Sachbezug anzusetzen), stehen keine Pendler­pauschale und kein Pendlereuro zu (außer es handelt sich um ein Fahrrad oder Elektrofahrrad). Auch wenn aufgrund eines Kostenbeitrags der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers kein Sachbezug anzusetzen ist, stehen die Pendler­pauschale und der Pendlereuro nicht zu.

 

Für Fragen im Zusammenhang mit der Personalverrechnung steht Ihnen unsere Expertin Birgit Leinfellner (birgit.leinfellner@rabelpartner.at; +43 316 3171-249) gerne zur Verfügung.

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