Wissenswert Homeoffice – Aktuelles aus dem Nationalrat

Nachstehend dürfen wir Sie über aktuelle Entwicklungen im Bereich der steuerlichen Begünstigungen iZm Homeoffice sowie zu sonstigen aktuellen Beschlüssen im Nationalrat im Bereich der Personalverrechnung informieren. Die Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt ist großteils noch ausständig.

1. Steuerliche Begünstigungen iZm Homeoffice

Durch das 2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz wurden kürzlich die steuerrechtlichen Bestimmungen zur Absetzbarkeit von Aufwendungen iZm Homeoffice sowie zur Behandlung von in diesem Zusammenhang durch Arbeitgeber geleisteten Kostenersätzen im Nationalrat beschlossen.

Über den arbeitsrechtlichen Teil des Homeoffice-Pakets wird der Sozialausschuss im Nationalrat noch beraten. Ein entsprechender Gesetzentwurf liegt bereits vor. Demnach ist Homeoffice arbeitsrechtlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich zu vereinbaren und kann daher nur im Einvernehmen umgesetzt werden (kein Rechtsanspruch). Eine einseitige Auflösung der Vereinbarung ist bei Vorliegen eines wichtigen Grundes (zB wesentliche Veränderung der betrieblichen Erfordernisse oder wesentliche Veränderung der Wohnortsituation) unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten eines Kalendermonats möglich. Bei Bestehen eines Betriebsrats kann Homeoffice auch im Rahmen von (freiwilligen) Betriebsvereinbarungen geregelt werden. Sämtliche Bestimmungen des Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetzes sowie des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes sollen auch im Homeoffice ihre Gültigkeit behalten bzw auch hierfür anzuwenden sein. Auch Arbeitnehmerschutzbestimmungen sind grundsätzlich einzuhalten.

Arbeitgeber müssen bei regelmäßigem Homeoffice nach dem derzeit vorliegenden arbeitsrechtlichen Gesetzesentwurf den Arbeitnehmern die für die Arbeit im Homeoffice gegebenenfalls erforderlichen digitalen Arbeitsmittel bereitstellen. Unter digitale Arbeitsmittel sind die erforderliche IT-Hardware und die Datenverbindung zu verstehen. Davon kann durch Vereinbarung (Einzelvereinbarung oder Betriebsvereinbarung) abgewichen werden, wenn der Arbeitgeber die angemessenen und erforderlichen Kosten der digitalen Arbeitsmittel trägt. Was unter „angemessene und erforderliche Kosten“ genau zu verstehen ist, ist unseres Erachtens noch unklar und bedarf einer näheren Konkretisierung. Die Kosten können nach dem Gesetzesentwurf jedenfalls auch pauschaliert abgegolten werden.

Steuerrechtlich wurde Folgendes für Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer iZm Homeoffice im Nationalrat beschlossen:

  • Die Überlassung digitaler Arbeitsmittel für die berufliche Tätigkeit durch den Arbeitgeber stellt keinen abgabenpflichtigen Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar. Dies gilt auch im Bereich des Sozialversicherungsrechts.
  • Der Arbeitgeber kann bei Bestehen einer Homeoffice-Vereinbarung seinen Arbeitnehmern ein Homeoffice-Pauschale von bis zu € 3,00 pro (ausschließlichem) Homeoffice-Tag abgabenfrei auszahlen. Dieses Pauschale steht für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr zu und gilt auch im Bereich des Sozialversicherungsrechts. Darüber hinausgehende Zahlungen stellen steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar. Erhält der Arbeitnehmer von mehreren Arbeitgebern Homeoffice-Pauschalen und übersteigen diese insgesamt den Betrag von € 300,00 pro Kalenderjahr, erfolgt für den übersteigenden Betrag eine Nachversteuerung im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung (ein Pflichtveranlagungstatbestand wird erfüllt).

Dies gilt für Homeoffice-Tage und Lohnzahlungszeiträume ab 1.1.2021 bis einschließlich 31.12.2023.

Es ist geplant, dass die Homeoffice-Tage seitens des Arbeitgebers am Lohnkonto mitzuführen und in weiterer Folge am Lohnzettel (L16) anzugeben sind. Ein entsprechender Entwurf der Lohnkontenverordnung liegt bereits vor.

Darüber hinaus bestehen für Arbeitnehmer folgende steuerliche Absetzmöglichkeiten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung:

  • Soweit das durch den Arbeitgeber bezahlte Homeoffice-Pauschale (siehe vorstehend) € 3,00 pro Homeoffice-Tag nicht erreicht, kann die Differenz zu € 3,00 pro Homeoffice-Tag als pauschale Werbungskosten geltend gemacht werden. Diese Werbungskosten werden nicht auf das allgemeine Werbungskostenpauschale angerechnet, dh stehen zusätzlich zu. Die Möglichkeit der Geltendmachung besteht ab der Veranlagung für das Kalenderjahr 2021 bis einschließlich zur Veranlagung für das Kalenderjahr 2023.
  • Bereits bisher waren Ausgaben für Arbeitsmittel als Werbungskosten absetzbar. Ausgaben für digitale Arbeitsmittel zur Verwendung eines in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatzes sind nunmehr um ein durch den Arbeitgeber bezahltes Homeoffice-Pauschale sowie um pauschale Homeoffice-Werbungskosten (siehe vorstehender Punkt) zu kürzen. Arbeitsmittel mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr sind bei Anschaffungskosten von bis zu € 800,00 als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abzuschreiben und sonst über die Laufzeit verteilt abzuschreiben.
  • Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar (insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) eines Homeoffice-Arbeitsplatzes können bis zu € 300,00 (Höchstbetrag pro Kalenderjahr) als Werbungskosten abgesetzt werden, sofern der Arbeitnehmer zumindest 26 Homeoffice-Tage im Kalenderjahr geleistet hat. Übersteigen die Aufwendungen für das Mobiliar den Höchstbetrag von € 300,00 in einem Kalenderjahr, kann der Überschreitungsbetrag innerhalb des Höchstbetrags jeweils ab dem Folgejahr bis zum Kalenderjahr 2023 geltend gemacht werden. Eine Abschreibung über die Nutzungsdauer ist nicht erforderlich. Auch dieser Betrag wird nicht auf das allgemeine Werbungskostenpauschale angerechnet, dh steht zusätzlich zu.

    Die Möglichkeit zur Absetzbarkeit für ergonomisch geeignetes Mobiliar besteht bereits für die Veranlagung des Kalenderjahres 2020, wenn der Arbeitnehmer zumindest 26 Homeoffice-Tage im Jahr 2020 ausschließlich in der Wohnung ausgeübt hat. Der Höchstbetrag für das Jahr 2020 beträgt jedoch nur € 150,00 und der im Kalenderjahr 2020 geltend gemachte Betrag für derartige Ausgaben kürzt den Höchstbetrag für das Kalenderjahr 2021. Hat der Arbeitnehmer daher für das Kalenderjahr 2020 beispielsweise € 100,00 für Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar abgesetzt, beträgt der (um diesen Betrag gekürzte) Höchstbetrag für das Kalenderjahr 2021 € 200,00.

Tipp: Auch wenn bereits ein Einkommensteuerbescheid 2020 vorliegt, können diese Kosten noch rückwirkend geltend gemacht werden. Wir unterstützen Sie gerne dabei.

2. Verlängerungen diverser Bestimmungen iZm COVID-19

Durch das 2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz (Beschluss im Nationalrat) wurden darüber hinaus folgende steuerliche COVID-19-Bestimmungen im Bereich der Personalverrechnung weiter verlängert:

  • Wenn aufgrund der COVID-19-Krise Kurzarbeit, Telearbeit oder Dienstverhinderungen (zB Quarantäne) vorliegen und deshalb die Strecke Wohnung-Arbeitsplatz nicht mehr an jedem Arbeitstag zurückgelegt wird, steht das Pendlerpauschale im Ausmaß wie vor der COVID-19-Krise zu. Die Frist für diese Bestimmung wurde auf Lohnzahlungszeiträume vor dem 1.7.2021 verlängert.
  • Sind im laufenden Arbeitslohn steuerfreie Zulagen und Zuschläge gemäß § 68 EStG (zB Überstundenzuschläge) enthalten und werden diese während COVID-19-Kurzarbeit, Telearbeit wegen der COVID-19-Krise sowie Dienstverhinderungen wegen der COVID-19-Krise (zB Quarantäne) fortgezahlt, bleiben sie im Ausmaß wie vor der COVID-19-Krise steuerfrei. Bei Kurzarbeit gilt dies im Verhältnis zur Reduktion der Entlohnung während der Kurzarbeit. Die Frist für diese Bestimmung wurde auf Lohnzahlungszeiträume vor dem 1.7.2021 verlängert.
  • Auch pauschale Reiseaufwandsentschädigungen, die unter § 3 Abs 1 Z 16c EStG fallen, können in Zeiträumen, in welchen aufgrund der COVID-19-Krise keine Einsatztage stattfinden können, weiterhin – nunmehr verlängert bis Lohnzahlungszeiträume vor dem 1.7.2021 – an Sportler, Schiedsrichter und Sportbetreuer (zB Sportmediziner, Trainer, Masseure) steuerfrei ausgezahlt werden.

Arbeitsrechtlich wurde die COVID-19-Sonderfreistellung für Mütter (§ 3a MSchG) bis 30.6.2021 verlängert. Werdende Mütter (Dienstnehmerinnen und freie Dienstnehmerinnen) dürfen ab Beginn der 14. Schwangerschaftswoche bis zum Beginn der Schutzfrist mit Arbeiten, bei denen ein physischer Körperkontakt mit anderen Personen erforderlich ist, nicht beschäftigt werden. Wird eine werdende Mutter mit solchen Arbeiten beschäftigt, hat der Dienstgeber die Arbeitsbedingungen so zu ändern, dass kein physischer Körperkontakt erfolgt und der Mindestabstand eingehalten wird. Ist dies nicht möglich, ist die Dienstnehmerin auf einem anderen Arbeitsplatz zu beschäftigen, an dem kein physischer Körperkontakt erforderlich ist und der Mindestabstand eingehalten werden kann. Dabei ist auch zu prüfen, ob die Dienstnehmerin ihre Tätigkeit in ihrer Wohnung ausüben kann (Homeoffice). In beiden Fällen hat die Dienstnehmerin Anspruch auf das bisherige Entgelt.

Der Dienstgeber hat Anspruch auf Erstattung des an die freigestellte Dienstnehmerin zu leistenden Entgelts bis zur monatlichen Höchstbeitragsgrundlage (€ 5.550,00 im Jahr 2021), der für diesen Zeitraum abzuführenden Steuern und Abgaben sowie der zu entrichtenden Sozialversicherungsbeiträge, Arbeitslosenversicherungsbeiträge und sonstigen Beiträge durch den Krankenversicherungsträger, unabhängig davon, von welcher Stelle diese einzuheben bzw an welche Stelle diese abzuführen sind. Der Antrag auf Ersatz ist spätestens sechs Wochen nach dem Ende der Freistellung beim Krankenversicherungsträger einzubringen. Dabei hat der Dienstgeber schriftlich zu bestätigen, dass eine Änderung der Arbeitsbedingungen oder die Beschäftigung an einem anderen Arbeitsplatz aus objektiven Gründen nicht möglich war.

Hinweis: Auch die COVID-19-Risikofreistellung für Risikogruppen mit ärztlichem Attest ist nach wie vor aufrecht und wird laufend verlängert. Auch hier besteht für Dienstgeber die Möglichkeit, sich die mit der Freistellung verbundenen Kosten vom Krankenversicherungsträger rückerstatten zu lassen.

3. Verlängerung der Fristen für SV-Beitragsstundungen

Für Beitragsrückstände bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) gilt ein zweistufiges Maßnahmenpaket zur Rückführung der offenen Beiträge. Die dafür geltenden Fristen und Termine wurden nunmehr vom Gesetzgeber um drei Monate verlängert bzw verschoben:

  • Für Beitragszeiträume Februar bis April 2020 gilt eine verzugszinsenfreie Beitragsstundung bis zum 30.6.2021.
  • Für Beitragszeiträume Mai bis Dezember 2020 bestehen individuelle Stundungs- und Ratenvereinbarungen, welche unverändert aufrecht belassen werden können. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, diese Beiträge abweichend von der getroffenen Vereinbarung bis spätestens 30.6.2021 einzuzahlen.
  • Für die Beitragszeiträume Jänner bis Mai 2021 ist es bei Glaubhaftmachung coronabedingter Liquiditätsprobleme möglich, eine Stundung bis 30.6.2021 in Anspruch zu nehmen.
  • Für den Fall, dass das gesetzliche Zahlungsziel 30.6.2021 nicht erfüllt werden kann, besteht bei Vorliegen coronabedingter Liquiditätsprobleme die Möglichkeit, eine Ratenzahlung bis längstens 30.9.2022 zu beantragen (Phase 1). Sollten „Alt“-Rückstände (Februar 2020 bis Mai 2021) zum 30.9.2022 noch unbeglichen sein, kann in einer 2. Phase eine weitere Zahlungserleichterung um 21 Monate – also bis maximal 30.6.2024 – beantragt werden. Voraussetzung dafür ist, dass 40% des Altrückstandes inzwischen beglichen sind und im Ratenzahlungszeitraum bis 30.9.2022 kein Terminverlust eingetreten ist. Ausgenommen sind alle Neuverbindlichkeiten aus Beiträgen ab Juni 2021. Die gleichzeitige Entrichtung der laufend anfallenden Beiträge und der Raten ist glaubhaft zu machen.
  • Die Verzugszinsen für Phase 1 werden temporär um 2%-Punkte verringert und betragen 1,38%.

Hinweis: Die im Bereich des Steuerrechts bestehenden Möglichkeiten zu Steuerstundungen aufgrund der COVID-19-Krise wurden durch das 2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz ebenfalls um drei Monate bis 30.6.2021 verlängert. Auch Säumniszuschläge sind für in diesem Zeitraum fällige Abgaben nicht zu entrichten.

4. Sonstiges: Kurzarbeit geht in die Phase 4

Die COVID-19-Kurzarbeit wird um eine weitere Phase (Phase 4) bis 30.6.2021 verlängert. Die Eckpunkte sollen im Wesentlichen jenen der aktuellen Phase 3 entsprechen. Gesetzliche Details bzw eine angepasste Kurzarbeitsrichtlinie sowie eine entsprechende Sozialpartnervereinbarung sind noch ausständig.

Nach Aussagen des Arbeitsministers soll das Instrument der Kurzarbeit nach der Phase 4 ab 1.7.2021 nur mehr eingeschränkt in einer neuen Form zur Verfügung stehen. Details dazu liegen noch nicht vor.

Für Fragen im Zusammenhang mit der Personalverrechnung steht Ihnen unsere Expertin Irina Prinz gerne zur Verfügung.

2. März 2021

Update 15. April 2021 – Aktuelles zu Homeoffice-Tagen, Pendlerpauschale und Arbeitsrecht im Homeoffice