Änderungen in der Personalverrechnung 2021

Die neuen Regelungen für steuerfreie Mahlzeiten

Der Arbeitgeber hat drei Möglichkeiten, freiwillig das leibliche Wohl seiner nicht in seinem Haushalt aufgenommenen Arbeitnehmer zu unterstützen. Folgende Leistungen sind steuer- und sozialversicherungsfrei:

• Die freie oder verbilligte Mahlzeit am Arbeitsplatz kann ohne betragliche Beschränkung in der eigenen Werksküche oder von einem externen Betrieb (Gastwirt) in den Betrieb geliefert zur Verfügung gestellt werden. Dies gilt auch für Teilzeitkräfte, solange die Mahlzeit im Betrieb eingenommen wird. Eine Mitnahme des Essens nach Hause ist abgabenpflichtig bzw begrenzt mit den € 2-Essen-/Lebensmittelgutscheinen. Für im Home-Office arbeitende Arbeitnehmer bestehen in den Kalenderjahren 2020 und 2021 aufgrund der COVID-19-Pandemie nach Ansicht des BMF keine Bedenken, wenn Arbeitnehmer die Gutscheine für Mahlzeiten im Wert von bis € 8 pro Arbeitstag einlösen, indem die Speisen in der Gaststätte abgeholt bzw geliefert und zu Hause konsumiert werden. Für die Abgabenfreiheit ist Voraussetzung, dass die Bezahlung mittels der € 8-Essensgutscheine erfolgt. Ein Kostenersatz durch den Arbeitgeber ist schädlich.
• Eine weitere Möglichkeit der abgabenfreien Zuwendung von Mahlzeiten besteht über sogenannte „Restaurantgutscheine/Essensbons“ im Wert bis € 8 pro Arbeitstag (bis 30.6.2020: € 4,40). Diese sind in Gaststätten, in denen vor Ort gegessen werden kann (COVID-19-Ausnahme für Home-Office 2020 und 2021), einzulösen. Neu ist, dass die Gutscheineinlösung nach Ansicht des BMF kumuliert ohne wertmäßiges Tageslimit an jedem Wochentag (also auch am Wochenende) – auch für die Verpflegung anderer Personen – erfolgen kann. Wichtig ist jedoch, dass nicht mehr als ein Gutschein pro Arbeitstag ausgegeben wird, wobei die Anzahl der Arbeitstage individuell für jeden Arbeitnehmer zu bestimmen ist.
• Für den raschen Hunger zwischendurch gibt es die Möglichkeit der Lebensmittelgutscheine im Wert von € 2 pro Arbeitstag (bis 30.6.2020: € 1,10), die ua in Lebensmittelgeschäften, Bäcker- und Fleischhauereien oder beim Würstelstand eingelöst werden können. Eine sofortige Konsumation ist nicht erforderlich. Die Verwendung der akkumulierten Beträge an jedem Wochentag ist erlaubt.

Zur leichteren Verwaltung und Abrechnung können alternativ zum Papiergutschein Chipkarte, digitaler Essensbon oder Prepaid-Karte verwendet werden.

Kostenübernahme für COVID-19 Test

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für den COVID-19-Test des Arbeitnehmers, ist dies steuerfrei. Das gleiche gilt für Impfungen. Voraussetzung ist, dass dieser Vorteil allen Arbeitnehmern oder einer Gruppe von Arbeitnehmern gewährt wird.

Pendlerpauschale während Home-Office unverändert

Ein volles Pendlerpauschale steht im betreffenden Ausmaß dann zu, wenn der Arbeitnehmer im Kalendermonat an mindestens elf Tagen von der Wohnung zur Arbeitsstätte fährt. Auch für Teilzeitkräfte, die nur an einem oder an zwei Tagen pro Woche zu ihrer Arbeitsstätte fahren, besteht ein Anspruch auf Pendlerpauschale. Diese erhalten ein bzw zwei Drittel des jeweiligen Pendlerpauschales.
Wenn allerdings aufgrund der COVID-19-Krise Kurzarbeit, Telearbeit oder Dienstverhinderungen (zB Quarantäne) vorliegen und deshalb die Strecke Wohnung-Arbeitsplatz nicht mehr an jedem Arbeitstag zurückgelegt wird, wird das Pendlerpauschale im Ausmaß wie vor der COVID-19-Krise im Kalenderjahr 2020 und für Lohnzahlungszeiträume vor dem 1.4.2021 berücksichtigt. Diese Frist wird voraussichtlich bis 30.6.2021 verlängert.

Steuerfreie Zulagen und Zuschläge während der COVID-19-Pandemie

Sind im laufenden Arbeitslohn steuerfreie Zulagen und Zuschläge gemäß § 68 EStG (z.B. Überstundenzuschläge) enthalten und werden diese während COVID-19-Kurzarbeit, Telearbeit wegen der COVID-19-Krise sowie Dienstverhinderungen wegen der COVID-19-Krise (z. B. Quarantäne) fortgezahlt, bleiben sie im Ausmaß wie vor der COVID-19-Krise steuerfrei. Bei Kurzarbeit gilt dies im Verhältnis zur Reduktion der Entlohnung während der Kurzarbeit. Die Bestimmung gilt im Kalenderjahr 2020 sowie für Lohnzahlungszeiträume, die vor dem 1.4.2021 enden (die Frist wird voraussichtlich bis 30.6.2021 verlängert). Umfasst sind sämtliche Dienstverhinderungen wegen der COVID-19-Krise, es muss sich nicht um eine gesetzlich oder behördlich angeordnete Dienstverhinderung bzw. Quarantäne handeln. Voraussetzung ist jedoch, dass das auslösende Moment für die Dienstverhinderung die COVID-19-Krise ist und der Arbeitgeber eine entsprechende Entgeltfortzahlung leistet, in der üblicherweise gemäß § 68 EStG steuerfreie Zulagen und Zuschläge enthalten sind.

Sonstige Bezüge (Sonderzahlungen) – Änderungen beim Jahressechstel

Seit dem Kalenderjahr 2020 darf der Arbeitgeber in einem Kalenderjahr insgesamt nicht mehr als ein Sechstel der im Kalenderjahr zugeflossenen laufenden Bezüge als sonstige Bezüge mit den festen Steuersätzen (begünstigt) besteuern und es hat daher bei Auszahlung des letzten laufenden Bezuges im Kalenderjahr eine Ermittlung dieses sog. „Kontrollsechstels“ zu erfolgen. Wurden im laufenden Kalenderjahr insgesamt mehr sonstige Bezüge als das Kontrollsechstel mit den festen Steuersätzen begünstigt versteuert, hat der Arbeitgeber bei Auszahlung des letzten laufenden Bezuges im Kalenderjahr die das Kontrollsechstel übersteigenden Beträge durch Aufrollen „wie ein laufender Bezug“ nach Tarif zu versteuern. Davon bestand bereits bisher eine Ausnahme für Kalenderjahre, in die Zeiten von Elternkarenzen fallen. In zahlreichen anderen Sachverhaltskonstellationen ist es vielfach zu Steuernachzahlungen durch die Arbeitnehmer aufgrund dieser Bestimmung gekommen. Für das Kalenderjahr 2021 wurden die Ausnahmen für die Kontrollsechstel-Rechnung nunmehr erweitert. Demnach hat keine Kontrollsechstel-Rechnung zu erfolgen für Kalenderjahre, in die Zeiten von Pflegekarenz oder –teilzeit, Familienhospizkarenz oder –teilzeit, Wiedereingliederungsteilzeit, Grundwehrdienst oder Zivildienst, Bezug von Altersteilzeitgeld, Bezug von Kranken- und Rehabilitationsgeld fallen sowie bei Beendigung des Dienstverhältnisses, wenn im Kalenderjahr kein neues Dienstverhältnis bei demselben Arbeitgeber oder einem mit diesem verbundenen Konzernunternehmen eingegangen wird. In allen anderen, nicht genannten Sachverhalten mit reduzierten Bezügen, wie z.B. bei unbezahltem Urlaub, Bildungskarenz oder -teilzeit oder Elternteilzeit greift die Aufrollungsverpflichtung nachwievor.

Seit dem Kalenderjahr 2021 ist die Kontrollsechstel-Rechnung auch zu Gunsten des Arbeitnehmers durchzuführen. Wurden im laufenden Kalenderjahr insgesamt weniger sonstige Bezüge als das Kontrollsechstel mit den festen Steuersätzen begünstigt versteuert, hat der Arbeitgeber den nicht ausgeschöpften Differenzbetrag auf das Kontrollsechstel durch Aufrollen begünstigt zu versteuern.

Davon unabhängig erhöht sich für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr 2020 oder 2021 in COVID-19-Kurzarbeit waren, das Jahressechstel im Jahr der Kurzarbeit um pauschal 15%. Die Erhöhung des Jahressechstels setzt zwingend voraus, dass der Arbeitnehmer im betreffenden Kalenderjahr beim selben Arbeitgeber reduzierte Bezüge wegen Kurzarbeit hatte (mindestens ein Kurzarbeitstag).

Auslaufen der SV-Beitragsstundung Ende März

Für Beitragsrückstände bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) gilt ein zweistufiges Maßnahmenpaket zur Rückführung der offenen Beiträge.
Zunächst die unterschiedliche Einordnung der Zeiträume:
Für Beitragszeiträume Februar bis April 2020 gilt eine verzugszinsenfreie Beitragsstundung bis zum 31.3.2021. Für Beitragszeiträume Mai bis Dezember 2020 bestehen individuelle Stundungs- und Ratenvereinbarungen, welche unverändert aufrecht belassen werden können. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, diese Beiträge abweichend von der getroffenen Vereinbarung bis spätestens 31.3.2021 einzuzahlen. Für die Beitragszeiträume Jänner und Februar 2021 ist es bei Glaubhaftmachung coronabedingter Liquiditätsproblemen möglich, eine Stundung bis 31.3.2021 in Anspruch zu nehmen. Für die Beitragszeiträume ab März 2021 sind die laufenden Beiträge wieder bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten.

Für den Fall, dass das gesetzliche Zahlungsziel 31.3.2021 nicht erfüllt werden kann, besteht bei Vorliegen coronabedingter Liquiditätsprobleme die Möglichkeit, eine Ratenzahlung bis längstens 30.6.2022 zu beantragen (Phase 1). Sollten „Alt“-Rückstände (Februar 2020-Februar 2021) zum 30.6.2022 noch unbeglichen sein, kann in einer 2.Phase eine weitere Zahlungserleichterung um 21 Monate – also bis maximal 31.3.2024 – beantragt werden. Voraussetzung dafür ist, dass 40% des Altrückstandes inzwischen beglichen sind und im Ratenzahlungszeitraum bis 30.6.2022 kein Terminverlust eingetreten ist. Ausgenommen sind alle Neuverbindlichkeiten aus Beiträgen ab dem März 2021. Die gleichzeitige Entrichtung der laufend anfallenden Beiträge und der Raten ist glaubhaft zu machen.
Die Verzugszinsen für Phase 1 werden temporär um 2%-Punkte verringert und betragen 1,38%.

11. Februar 2021